Informations Générales: Cartographie de tous les sites opérationnels et entités juridiques, incluant les effectifs par site pour garantir que le périmètre de reporting est couvert à 100 %.

Données Environnementales: Indicateurs sur l'Énergie et les GES (Scopes 1, 2 et 3), la consommation d'eau, la gestion des déchets, les impacts sur la biodiversité et la fin de vie des produits.

Social et Droits Humains: Indicateurs sur la Santé & Sécurité des employés (taux d'accidents), les Conditions de travail, le Dialogue social, la Diversité (écart de salaire entre les genres) et les heures de formation.

Éthique des Affaires: Suivi de la couverture des formations à l'éthique, des mises à jour de la cartographie des risques de corruption, et du nombre d'incidents de sécurité des données ou d'alertes lanceurs d'alerte.

Achats Responsables: Suivi des signatures du Code de Conduite par les fournisseurs, du pourcentage de fournisseurs évalués sur la RSE, et des acheteurs formés aux achats responsables.

Pertinence: Ne suivez pas tout. Filtrez le modèle pour ne conserver que les KPI pertinents par rapport à votre secteur d'activité et à votre réalité opérationnelle.

Exhaustivité: Les données doivent idéalement couvrir les 2 à 3 dernières années de reporting pour mettre en évidence les tendances (amélioration ou dégradation).

Unités Standardisées: Utilisez des unités cohérentes (ex.: tonnes métriques pour le CO₂, kWh pour l'énergie). L'auditeur pénalisera un reporting incohérent ou non standardisé.

Éviter les Cellules Vides: Ne laissez jamais une cellule vide. Utilisez « 0 » si la valeur est nulle, ou « N/A » si la donnée est actuellement indisponible, afin de montrer que l'indicateur n'a pas été négligé.

Alignement du Périmètre: Assurez-vous que les données couvrent toutes les entités listées dans votre périmètre d'évaluation. Si les données ne couvrent qu'une seule filiale, cela doit être clairement indiqué.

Personnalisation à la marque: Mettez à jour le document avec le logo et les couleurs de votre entreprise.

Données Historiques: Incluez au moins la dernière année civile complète. Vous obtiendrez davantage de points si vous disposez de données sur au moins les trois années passées.

Notes de Source: Pour un usage interne, conservez une note indiquant la provenance de chaque donnée (ex.: « Facture d'électricité » ou « Portail RH »).

KPI Planifiés: Si vous ne suivez pas encore un KPI pertinent pour EcoVadis, conservez la ligne et marquez-la comme « Prévu pour 202X ».

Le Fichier Excel/CSV: Le fichier principal utilisé pour consolider les données avant leur mise en forme dans un rapport annuel.

Factures et Relevés de Consommation: Exemples de factures d'énergie ou d'eau pour vérifier les données de consommation saisies.

Rapports RH: Exports anonymisés issus des systèmes de paie ou SIRH pour les données d'effectifs et de formation.

Rapports d'Audit Externe: Si votre bilan carbone ou vos données sociales ont été audités par un tiers (ex.: ISO 14064 ou audits sociaux).

Suivre des Données Non Pertinentes: Inclure des KPI qui ne s'appliquent pas à votre activité (ex.: « Eaux usées de production » si vous n'avez que des bureaux) crée du bruit pour l'auditeur.

Changer d'Unités en Cours d'Année: Rapporter l'énergie en MWh une année et en kWh la suivante sans conversion claire entraînera un rejet des données.

Reporting en Silos: Ne rapporter que sur le siège social en ignorant l'impact environnemental ou social des sites régionaux.

EcoVadis: Annuelle. Le reporting doit couvrir la période des 12 à 24 derniers mois.

Pilotage Interne: Trimestrielle, pour permettre des ajustements si les objectifs risquent de ne pas être atteints.