Introduction & Objet: Énonce l'objectif de la Politique, les cadres internationaux avec lesquels elle s'aligne (ISO 20400, Pacte Mondial de l'ONU, Principes directeurs de l'ONU, Lignes directrices de l'OCDE), et indique qu'elle remplace toute politique d'achats antérieure.

Champ d'Application: Définit les entités, départements, catégories de dépenses et niveaux de fournisseurs couverts.

Responsabilité Environnementale: Trois sous-sections: 3.1 Énergie & GES/Climat (réduction du Scope 3, SBTi) · 3.2 Gestion de l'Eau · 3.3 Déchets & Économie Circulaire. Chacune comprend un bloc Politique/Action/Reporting et un tableau d'indicateurs clés de performance.

Normes Sociales & du Travail: Deux sous-sections: 4.1 Pratiques du Travail Équitables (conventions OIT, salaire décent, conditions de travail sûres) · 4.2 Travail des Enfants, Travail Forcé & Traite des Êtres Humains (tolérance zéro, due diligence, signalement). Inclut une référence au devoir de vigilance (version FR).

Éthique & Lutte contre la Corruption: Deux sous-sections: 5.1 Lutte contre la Corruption & les Pots-de-vin (tolérance zéro, formation, droits d'audit) · 5.2 Éthique des Affaires & Concurrence Loyale (droit de la concurrence, conflits d'intérêts, canal de signalement).

Gouvernance des Achats Responsables: Trois sous-sections: 6.1 Cadre Politique & Exigences Fournisseurs (Code de Conduite, clauses contractuelles) · 6.2 Évaluation des Fournisseurs & Amélioration Continue (notation, processus CAP) · 6.3 Achats Inclusifs & Diversité des Fournisseurs.

Indicateurs de Performance & Reporting: Tableau d'indicateurs clés de performance (9 indicateurs) couvrant tous les thèmes - les questions EcoVadis relatives au « reporting ».

Gouvernance & Responsabilités: Responsables (DPO + DSE), approbation par le conseil d'administration, application & cycle de révision.

Versioning & Approbation: Tableau d'historique des versions, bloc d'approbation à quatre signataires (Président, PDG, DSE, Président du Comité d'Audit).

Être un document de politique officiellement publié et autonome (et non une présentation ou une note interne)

S'appliquer au périmètre de l'évaluation en cours (l'entité juridique évaluée et sa chaîne d'approvisionnement)

Être datée de moins de 8 ans

Couvrir au minimum: les engagements environnementaux, les engagements sociaux/du travail, et la conduite éthique des affaires dans les achats

Idéalement être signée ou formellement approuvée par la direction générale (PDG, Conseil d'Administration ou niveau DSE)
​Ce qui rend un document une « preuve auditable » solide:-Formalisation - un document Word/PDF sur papier à en-tête de l'entreprise, avec numéro de version, date d'entrée en vigueur et responsable

Internalisation - preuve qu'il est communiqué aux équipes achats (registres de formation, publication intranet)

Applicabilité - nomme explicitement l'entité / le périmètre groupe couvert

Récence - émis ou mis à jour dans les 24 derniers mois

Exhaustivité - inclut à la fois des objectifs qualitatifs et des cibles quantitatives
📌 À inclure dans le document: logo / en-tête de l'entreprise · fonction de l'auteur · date d'entrée en vigueur · numéro de version · signatures d'approbation

Code de Conduite Fournisseurs Signé - référencé en section 6.1, confirme l'adhésion contractuelle des fournisseurs

Procédure d'Évaluation des Fournisseurs - démontre l'opérationnalisation de la section 6.2

Registres de Formation - prouvant que le personnel achats a reçu une formation sur la lutte contre la corruption et les achats responsables (sections 5.1, 5.2, 6.1)

Extrait du rapport RSE/ESG - montrant que les indicateurs de la section 7 font l'objet d'un reporting effectif

Capture d'écran intranet ou e-mail de communication - prouvant que la Politique a été publiée en interne

Résultats ou scores d'évaluation des fournisseurs - attestant de la mise en pratique de la section 6.2

Procès-verbaux du Conseil d'Administration ou du Comité Exécutif approuvant la Politique - renforce la preuve de gouvernance pour la section 8

Télécharger une présentation ou un résumé d'une page: EcoVadis attend un document de politique formalisé, structuré, avec un contrôle des versions et une approbation. Un diaporama de 2 slides ou un résumé sous forme de puces ne sera pas accepté comme preuve.

Absence de date ou de signature d'approbation: Un document non daté ou sans validation sera noté plus bas. Incluez toujours la date d'entrée en vigueur et, au minimum, une signature du PDG ou du DSE.

Absence d'objectifs quantitatifs: EcoVadis vérifie explicitement si les politiques incluent à la fois des objectifs qualitatifs et des cibles quantitatives. Un langage purement aspirationnel (« nous cherchons à améliorer ») sans indicateurs mesurables est mal noté.

Absence de responsable désigné: EcoVadis attend qu'une fonction nommée (et non une personne) soit responsable de la politique. Remplissez le champ « Responsable » sur la page de couverture (ex.: « Directeur des Achats »).

Conserver des sections sectorielles non applicables: Le modèle comprend des sections sur les GES/Climat, l'Eau, les Déchets, le Travail, l'Éthique et la Diversité.Supprimez ou indiquez clairement « non applicable » toute sous-section qui ne s'applique pas à votre activité. En particulier:

Si vous êtes une entreprise de services pure sans fabrication, la section détaillée sur la Gestion de l'Eau (3.2) et certains points sur les déchets peuvent ne pas être pertinents - conservez le langage d'engagement mais supprimez les références spécifiques à la fabrication.

Si votre chaîne d'approvisionnement ne fait pas intervenir de minerais de conflit (étain, tantale, tungstène, or), n'ajoutez pas de section sur les minerais de conflit - cela signalerait que vous avez mal interprété le questionnaire et crée un risque d'audit.

Si vous ne vous approvisionnez pas en huile de palme ou en dérivés, n'incluez pas de section sur l'huile de palme - elle est sans objet et pourrait induire l'évaluateur en erreur.

Si votre entreprise n'est pas soumise au règlement REACH (la plupart des entreprises de services, SaaS, cabinets de conseil), n'incluez pas d'exigences fournisseurs spécifiques au REACH - cette réglementation s'applique aux substances chimiques dans les produits et sera notée N/A pour la plupart des entreprises de services.

Ne copiez pas des engagements que vous ne pouvez pas démontrer: chaque engagement de cette Politique peut faire l'objet d'une validation par des preuves à l'appui. Si vous affirmez que 80 % de vos fournisseurs sont évalués sur des critères ESG mais ne disposez d'aucune donnée, l'évaluateur vous pénalisera.

Copier-coller générique sans personnalisation: renseignez tous les champs [NOM DE L'ENTREPRISE], [ANNÉE DE RÉFÉRENCE], [XX%], [ANNÉE CIBLE] et [SEUIL EN €]. Un document rempli de crochets ne passera pas la revue.

EcoVadis: Tous les 8 ans, ou à la suite d'un changement significatif de stratégie d'achats, de périmètre ou de responsabilité.

ISO 20400: Révision annuelle recommandée.

Pacte Mondial de l'ONU (COP): Annuel - la Communication sur le Progrès fait référence à votre politique d'achats responsables.

CSRD / DPEF: Annuel - le rapport DPEF fait référence à votre politique d'achats responsables.
​Déclenchez une mise à jour lorsque:

Votre entreprise modifie ses objectifs de réduction des GES ou adhère à un nouveau référentiel (ex.: validation SBTi)

Une nouvelle législation entre en vigueur affectant les obligations en matière d'achats (ex.: CS3D, extension de la loi française sur le devoir de vigilance)

Un changement matériel survient dans votre chaîne d'approvisionnement (nouvelle catégorie de fournisseurs de rang 1, nouvelles zones géographiques)

Un constat d'audit ou le retour d'un évaluateur EcoVadis identifie une lacune dans la politique

Un changement significatif d'actionnariat, de direction ou de structure d'entreprise

Section 3.3 (Déchets) - à adapter à vos flux de déchets réels. N'incluez pas de langage sur les emballages si vous ne vous approvisionnez pas en biens physiques.

Minerais de conflit - cette Politique ne comprend délibérément pas de section sur les minerais de conflit. N'en ajoutez une que si vos produits contiennent de l'étain, du tantale, du tungstène ou de l'or (question EcoVadis SUP710). La plupart des entreprises de services, SaaS et de services professionnels devraient s'abstenir de l'inclure.

Huile de palme - de même, pertinent uniquement si vous vous approvisionnez en huile de palme ou en dérivés. À ne pas inclure pour toutes les autres entreprises.

Règlement REACH - uniquement pertinent pour les entreprises mettant des substances chimiques ou des mélanges sur le marché de l'UE. Non applicable à la plupart des entreprises de services, éditeurs de logiciels ou distributeurs de biens non chimiques.
Revendiquer des pratiques que vous ne mettez pas en œuvre ne passera pas la phase de collecte de preuves lors de l'audit. Veuillez examiner chaque section et adapter les indicateurs, outils et processus à vos capacités réelles.