Introduction & Objet: Explique ce qu'est le Code, à qui il s'applique et quels cadres internationaux il référence (Pacte Mondial de l'ONU, Conventions fondamentales de l'OIT, Principes directeurs de l'ONU, Lignes directrices de l'OCDE).

Champ d'Application: Définit les fournisseurs, niveaux et zones géographiques couverts; exigences en cascade vers les sous-traitants.

Standards Environnementaux: 3.1 Énergie & GES · 3.2 Gestion de l'Eau · 3.3 Déchets & Économie Circulaire ·3.4 Matériaux, Produits Chimiques & REACH (sectoriel) · 3.5 Santé & Sécurité des Clients/Consommateurs (sectoriel) · 3.6 Bien-être Animal (sectoriel).

Droits du Travail & Droits de l'Homme: 4.1 Pratiques du Travail Équitables & Conditions de Travail · 4.2 Liberté d'Association & Dialogue Social · 4.3 Travail des Enfants, Travail Forcé & Traite des Êtres Humains · 4.4 Non-Discrimination, Diversité & Inclusion ·4.5 Travailleurs Migrants & Frais de Recrutement (sectoriel/conditionnel).

Éthique des Affaires & Conformité: 5.1 Lutte contre la Corruption & les Pots-de-vin · 5.2 Pratiques Anticoncurrentielles · 5.3 Sécurité de l'Information & Protection des Données.

Achats Responsables & Chaîne d'Approvisionnement: 6.1 Intégration des critères ESG dans les achats · 6.2 Diversité des Fournisseurs & Achats Inclusifs ·6.3 Minerais de Conflit (sectoriel) · 6.4 Huile de Palme & Dérivés (sectoriel)

Conformité & Application: Droits d'audit, processus de plan d'action correctif (CAP), canal de signalement, sanctions.

Reporting & Indicateurs: Tableau de 11 indicateurs couvrant tous les thèmes - permettant la consolidation ESG du Scope 3 et de la chaîne d'approvisionnement.

Versioning & Approbation: Tableau d'historique des versions, bloc à quatre signataires (PDG, DSE, DPO, Directeur Juridique).

Être un document autonome et officiellement publié (et non une clause noyée dans un contrat)

Être explicitement adressé aux fournisseurs (et non aux employés internes)

Couvrir au minimum: les exigences environnementales, les droits du travail et droits humains, la lutte contre la corruption/éthique, et les attentes en matière d'achats responsables

Être signé ou approuvé par la direction générale

Être daté de moins de 8 ans

Référencer le droit de l'entreprise à auditer la conformité des fournisseurs
​Ce qui rend un document une « preuve auditable » solide:-Formalisation - document officiel sur papier à en-tête de l'entreprise, avec numéro de version, date d'entrée en vigueur et responsable

Communication aux fournisseurs - preuve qu'il est partagé avec les fournisseurs (ex.: liste de contrôle d'intégration, formulaire de prise de connaissance contresigné, confirmation de téléchargement sur portail)

Intégration contractuelle - référence au Code dans les contrats fournisseurs ou les bons de commande

Exigence en cascade - langage explicite imposant aux fournisseurs de transmettre les exigences à leurs sous-traitants

Récence - émis ou mis à jour dans les 24 derniers mois
📌 À inclure dans le document: logo / en-tête de l'entreprise · fonction de l'auteur · date d'entrée en vigueur · numéro de version · signatures d'approbation

Formulaire de prise de connaissance signé par les fournisseurs - prouvant que les fournisseurs clés ont reçu et accepté le Code

Liste de contrôle d'intégration fournisseur - montrant que le Code est systématiquement partagé lors de l'intégration

Résultats d'évaluation des fournisseurs - preuve que la conformité au Code est évaluée (lien avec la section 7)

Registres de formation des équipes achats sur les exigences du Code

Documentation du canal de signalement - prouvant que le mécanisme de signalement confidentiel existe et est accessible aux travailleurs des fournisseurs

Modèle de plan d'action correctif - le formulaire CAP référencé à la section 7

Extrait de contrat montrant que le Code est référencé comme une exigence contractuelle

Confondre ce document avec la Charte des Achats Responsables: la Charte est votre politique interne; le Code est adressé aux fournisseurs. Les deux sont nécessaires. Les évaluateurs EcoVadis font la distinction entre les deux.

Absence de preuve de communication: un Code de Conduite qui reste dans un tiroir obtient zéro point chez EcoVadis. Vous devez prouver qu'il est communiqué aux fournisseurs - un formulaire de prise de connaissance contresigné, un téléchargement sur portail ou une liste de contrôle d'intégration sont tous valides.

Absence de clause de droit d'audit: EcoVadis recherche spécifiquement le droit d'auditer ou de vérifier la conformité des fournisseurs. La section 7 de ce modèle l'inclut - ne la supprimez pas.

Conserver des sections sectorielles qui ne s'appliquent pas à votre chaîne d'approvisionnement. Le modèle comprend quatre sections marquées ⚠ SECTORIELLES. Examinez-les attentivement:

Section 3.4 - Matériaux, Produits Chimiques & REACH: Pertinent uniquement si vos fournisseurs manipulent des substances chimiques, des mélanges ou des articles soumis au règlement REACH (CE 1907/2006). Cela s'applique aux fabricants, distributeurs de produits chimiques et producteurs d'articles contenant des SVHC.Si vous êtes une entreprise de services, SaaS, ou que vos fournisseurs ne traitent pas de substances chimiques: supprimez entièrement cette section. L'inclure signale à l'évaluateur que le REACH est pertinent pour votre activité, ce qui déclenchera des demandes de preuves que vous ne pourrez pas satisfaire.

Section 3.5 - Santé & Sécurité des Clients et Consommateurs: Pertinent uniquement si vos fournisseurs fabriquent ou distribuent des produits de consommation (alimentation, cosmétiques, jouets, électronique, etc.).Si votre entreprise est un prestataire de services B2B ou que votre chaîne d'approvisionnement n'implique pas de produits destinés aux consommateurs: supprimez cette section. Les questions EcoVadis associées (ENV3802, ENV3810, etc.) ne sont affichées que pour les entreprises des secteurs concernés.

Section 3.6 - Bien-être Animal: Pertinent uniquement si vos fournisseurs utilisent des animaux lors de tests, en production, ou fournissent des matières d'origine animale (pharmaceutique, cosmétique, agroalimentaire, textile utilisant le cuir/la laine, etc.).Si votre chaîne d'approvisionnement ne comporte pas de dimension bien-être animal: supprimez cette section. La question EcoVadis ENV3394 est conditionnelle au secteur et n'apparaîtra pas pour la plupart des entreprises B2B ou technologiques.

Section 4.5 - Travailleurs Migrants & Frais de Recrutement: Pertinent lorsque votre chaîne d'approvisionnement implique des zones géographiques ou des secteurs avec d'importantes populations de travailleurs migrants (fabrication en Asie du Sud-Est, construction au Moyen-Orient, filières agricoles, etc.). Si vos fournisseurs de rang 1 sont principalement basés en Europe occidentale ou en Amérique du Nord et n'emploient pas de travailleurs migrants à grande échelle, cette section peut être simplifiée ou supprimée. Les questions EcoVadis LAB1003 et LAB1007 sont conditionnelles.

Section 6.3 - Minerais de Conflit: Pertinent uniquement si vos fournisseurs fabriquent des produits contenant de l'étain, du tantale, du tungstène ou de l'or (3TG). Cela concerne principalement les filières électronique, automobile, aérospatiale et joaillerie.Si vos produits ne contiennent pas de minerais 3TG: supprimez entièrement cette section. L'inclure lorsqu'elle n'est pas applicable crée un risque d'audit et désoriente les évaluateurs - la question EcoVadis SUP710 sera marquée N/A pour la plupart des entreprises de services et de biens de consommation sans 3TG dans leurs produits.

Section 6.4 - Huile de Palme: Pertinent uniquement si vos fournisseurs s'approvisionnent en huile de palme ou en dérivés pour une utilisation dans l'alimentation, les cosmétiques, les produits de nettoyage ou les biocarburants.Si l'huile de palme n'est pas dans votre chaîne d'approvisionnement: supprimez cette section. Les questions EcoVadis SUP2031 et SUP620 sont sectorielles et conditionnelles.

Copier-coller générique: renseignez tous les champs [NOM DE L'ENTREPRISE], [XX], [ANNÉE CIBLE] et [JJ Mois AAAA]. Un document avec des crochets non remplis signale un modèle, et non une politique active.

S'adresser au mauvais public: le Code est rédigé à la deuxième personne (« Les Fournisseurs s'engagent à… » / « Les Fournisseurs doivent… »). Ne le convertissez pas à la première personne - il doit se lire comme un ensemble d'exigences adressées aux fournisseurs, et non comme vos propres engagements internes.

EcoVadis: Tous les 8 ans, ou à la suite d'un changement significatif de stratégie d'achats, de périmètre ou de responsabilité.

ISO 20400: Révision annuelle recommandée.

Pacte Mondial de l'ONU (COP): Annuel - la Communication sur le Progrès fait référence à votre politique d'achats responsables.

CSRD / DPEF: Annuel - le rapport DPEF fait référence à votre politique d'achats responsables.
​Déclenchez une mise à jour lorsque:

Une nouvelle législation crée des obligations fournisseurs (ex.: règlement européen sur le travail forcé, mise en œuvre de la CS3D)

Vous pénétrez de nouvelles zones géographiques ou secteurs de la chaîne d'approvisionnement présentant des profils de risque différents

Un constat d'audit ou le retour d'un évaluateur EcoVadis identifie une lacune

Un incident significatif survient dans la chaîne d'approvisionnement (non-conformité, exposition médiatique, échec d'audit)

Votre Charte des Achats Responsables est mise à jour (les deux documents doivent rester cohérents)

Section 3.5 (Santé & Sécurité des Clients/Consommateurs) - Supprimez si votre chaîne d'approvisionnement n'implique pas de produits destinés aux consommateurs. Les questions EcoVadis associées sont conditionnelles et sectorielles.

Section 3.6 (Bien-être Animal) - Supprimez si votre chaîne d'approvisionnement ne comporte pas de dimension bien-être animal (pas de tests sur les animaux, pas de matières d'origine animale). C'est l'une des sections les plus souvent incluses à tort dans les modèles génériques.

Section 4.5 (Travailleurs Migrants & Frais de Recrutement) - Simplifiez ou supprimez si vos fournisseurs de rang 1 sont basés dans des zones géographiques à faible risque en matière de travail migrant. Conservez et renforcez si vous vous approvisionnez en Asie du Sud-Est, au Moyen-Orient ou dans d'autres régions présentant d'importantes populations de travailleurs migrants.

Section 6.3 (Minerais de Conflit) - Supprimez entièrement si vos produits ne contiennent pas d'étain, de tantale, de tungstène ou d'or. Inclure cette section pour une entreprise SaaS, un cabinet de conseil ou une marque agroalimentaire qui n'utilise pas de minerais 3TG est une erreur courante qui nuit à la crédibilité du document.

Section 6.4 (Huile de Palme) - Supprimez entièrement si l'huile de palme n'est pas dans votre chaîne d'approvisionnement. Cette section est spécifique aux filières alimentation, cosmétiques, produits de nettoyage et biocarburants.
Revendiquer des exigences que vous n'appliquez pas ne passera pas la phase de collecte de preuves lors de l'audit EcoVadis. Adaptez chaque section au profil de risque réel de vos fournisseurs.