La Procédure d'Évaluation des Fournisseurs est un document opérationnel formel qui définit comment votre entreprise sélectionne, évalue, note et suit ses fournisseurs au regard de critères environnementaux, sociaux, éthiques et d'achats responsables. Elle établit un processus structuré et reproductible — de la segmentation initiale jusqu'à la réévaluation annuelle — garantissant que les exigences en matière de durabilité sont intégrées à chaque étape du cycle de vie fournisseur.
Ce document soutient directement trois des quatre thèmes EcoVadis: Achats Responsables(SUP), qui est le thème principal et celui où l'impact sur le score est le plus élevé;Éthique des Affaires(FB), grâce à la formalisation de la due diligence fournisseurs et des contrôles anti-corruption; et Droits du Travail & Droits de l'Homme (LAB), via l'inclusion de critères sociaux et de sécurité dans la notation. Un processus d'évaluation documenté et robuste est l'un des signaux les plus forts qu'un évaluateur EcoVadis recherche pour attribuer des points dans le chapitre SUP.

Les sections principales que votre Procédure d'Évaluation des Fournisseurs doit inclure pour garantir une auditabilité complète et un alignement avec les critères EcoVadis sont les suivantes:

Pour que cette procédure soit comptabilisée comme preuve valide lors d'une évaluation EcoVadis, elle doit être officiellement publiée et validée en interne (et non à l'état de brouillon), s'appliquer au périmètre et à l'entité de l'évaluation en cours, être datée (de préférence émise ou mise à jour dans les 8 dernières années), et être idéalement signée ou émise par le Directeur des Achats, le Directeur RSE ou un responsable de niveau équivalent.
Ce qui fait d'une procédure d'évaluation des fournisseurs une « preuve auditable » solide:

Lors du téléchargement de cette procédure sur EcoVadis, joignez les éléments suivants pour maximiser votre score:

La fréquence de mise à jour varie selon le référentiel et les normes internes de politique:

Voir un exemple ici. Ce modèle est conçu pour servir d'inspiration et de guide fondateur pour l'équipe chargée de rédiger la Procédure d'Évaluation des Fournisseurs. Afin de maximiser le potentiel de score lors de l'évaluation, la structure, les thèmes et les engagements décrits ici ont été explicitement cartographiés pour s'aligner sur les critères d'évaluation EcoVadis.
​ Cependant, ce document doit être pleinement approprié.
Une procédure n'a de valeur que si elle reflète la réalité. Vous devez adapter ce texte au contexte opérationnel spécifique de votre entreprise, à la structure de votre chaîne d'approvisionnement et aux outils dont vous disposez. N'incluez que les étapes, rôles et indicateurs qui sont véritablement en place ou formellement planifiés pour un avenir proche.
Revendiquer des pratiques que vous ne mettez pas en œuvre ne passera pas la phase de collecte de preuves lors de l'audit. Veuillez examiner attentivement chaque section — et en particulier la Section 5 (Critères Sectoriels) avant publication.

⚠️ Section 5 - Critères Sectoriels: ce qu'il faut conserver et ce qu'il faut supprimer La Section 5 contient 6 sous-sections qui ne s'appliquent qu'aux entreprises opérant dans des secteurs spécifiques. Les publier sans examen est l'une des erreurs les plus courantes créant une exposition lors de l'audit. Voici un guide pour chaque sous-section:5.1 - REACH / Substances DangereusesÀ conserver si: votre entreprise fabrique, importe ou utilise des substances chimiques, peintures, revêtements, composants électroniques ou tout produit soumis au règlement REACH de l'UE (Règlement CE 1907/2006).
​À supprimer si: vous êtes une entreprise de services pure, une société de logiciels ou de conseil, ou si vous opérez exclusivement dans des secteurs sans exposition aux substances dangereuses (finance, services RH, numérique, etc.). Supprimez l'ensemble de la sous-section et remplacez-la par une seule phrase: « Non applicable — [NOM DE L'ENTREPRISE] ne manipule pas de substances chimiques réglementées. »
​5.2 - Gestion des Déchets & Fin de VieÀ conserver si: vos fournisseurs génèrent ou gèrent des volumes significatifs de déchets industriels, chimiques ou électroniques, ou si votre produit est soumis à des obligations de fin de vie (DEEE, directives emballages, réglementation batteries).
​À adapter si: vous ne générez que des déchets de bureau/administratifs — simplifiez cette section pour couvrir les exigences de tri et de recyclage standard, sans les critères relatifs aux déchets industriels.
​À supprimer si: vous êtes entièrement une entreprise de services sans chaîne d'approvisionnement en produits physiques.
​5.3 - Émissions Atmosphériques & PoussièresÀ conserver si: votre chaîne d'approvisionnement comprend de la fabrication, de la logistique (flotte lourde), de la construction, des activités minières ou tout procédé générant des COV, des particules ou des émissions de gaz à effet de serre au-delà de l'utilisation bureautique standard.
​À supprimer si: vous êtes une entreprise numérique, de services professionnels ou de fabrication légère où les émissions atmosphériques des fournisseurs ne constituent pas un risque matériel. Supprimez entièrement cette sous-section.
​5.4 - Minerais de Conflit (3TG)À conserver si:* vos produits contiennent de l'étain, du tantale, du tungstène ou de l'or (3TG) — cela s'applique principalement aux secteurs électronique, aérospatial, défense, automobile et joaillerie. Si concerné, référencez le Règlement UE sur les Minerais de Conflit (2017/821) et les Lignes Directrices de l'OCDE sur la Due Diligence.
​À supprimer si: votre chaîne d'approvisionnement ne comprend pas de matières 3TG. C'est le cas de la grande majorité des entreprises de services, de l'agroalimentaire, du textile (sauf composants électroniques) et des services professionnels. Supprimez entièrement cette sous-section— la laisser implique une obligation de due diligence que vous n'avez probablement pas, ce qu'un évaluateur signalera.*5.5 - Huile de Palme & Matières Premières Liées à la Déforestation À conserver si: vos produits ou votre chaîne d'approvisionnement comprennent des ingrédients alimentaires, des cosmétiques, des produits de nettoyage, des biocarburants ou toute matière première couverte par le Règlement UE sur la Déforestation (EUDR). Référencez les exigences de certification RSPO le cas échéant.
​À supprimer si: votre entreprise n'est pas exposée aux matières premières agricoles. Cela s'applique à la plupart des entreprises industrielles, technologiques et de services professionnels. Supprimez entièrement cette sous-section— la laisser signale à un évaluateur que vous n'avez pas vérifié l'applicabilité à votre chaîne d'approvisionnement, ce qui affaiblit votre crédibilité sur les sections que vous conservez.5.6 - Santé & Sécurité des ConsommateursÀ conserver si: vos fournisseurs produisent des biens qui se retrouvent entre les mains des consommateurs — alimentation, cosmétiques, jouets, dispositifs médicaux, appareils électriques, produits pharmaceutiques. Référencez les directives UE pertinentes (Règlement général sur la sécurité des produits, Règlement sur la sécurité alimentaire, etc.).
​À supprimer si: vous êtes une entreprise B2B dont les produits ne sont pas consommés par les utilisateurs finaux, ou si votre chaîne d'approvisionnement est entièrement basée sur des services. Supprimez la sous-section ou remplacez-la par: « Non applicable — [NOM DE L'ENTREPRISE] est une entité B2B dont les produits ne sont pas directement consommés par les utilisateurs finaux. »
​Règle générale: en cas de doute sur l'applicabilité d'un critère sectoriel, posez-vous la question suivante: « Un évaluateur EcoVadis s'attendrait-il raisonnablement à ce que nous traitions ce sujet compte tenu de notre secteur et de notre portefeuille de produits? » Si la réponse est non, supprimez-le. Une procédure concise et précise est mieux notée qu'une procédure exhaustive qui surévalue ses engagements.

Q1: Avons-nous besoin à la fois d'une Charte des Achats Responsables et d'une Procédure d'Évaluation des Fournisseurs?
Oui, et EcoVadis récompense la possession des deux. La Charte est votre engagement politique — elle énonce vos principes et vos attentes envers les fournisseurs. La Procédure est votre processus opérationnel — elle montre comment ces principes sont mis en pratique. Les évaluateurs recherchent le lien entre politique et action. Disposer des deux et les faire se référencer mutuellement est l'un des signaux les plus clairs que les achats responsables sont véritablement ancrés dans votre organisation.
​Q2: Nous utilisons une plateforme externe (EcoVadis, Sedex, EcoVadis Sourcing, Vetting) pour évaluer les fournisseurs. Devons-nous la mentionner?
Absolument. Si vous utilisez une plateforme tierce, mentionnez-la par son nom à l'Étape 3 (Questionnaire & Documentation) et à l'Étape 4 (Notation). Joignez des captures d'écran ou des rapports exportés en pièces jointes. EcoVadis considère les évaluations tierces comme des preuves solides — mais la procédure doit expliquer comment vous utilisez les résultats de la plateforme pour prendre des décisions, et pas seulement que vous y êtes abonné.
​Q3: La procédure peut-elle être uniquement en français?
Oui, si votre entité évaluée opère principalement en France. EcoVadis accepte les documents dans la langue de l'entité évaluée. Toutefois, si votre périmètre inclut des opérations ou filiales internationales, envisagez une version EN en complément de la version FR, ou un document bilingue. Le modèle français fourni suit les exigences légales françaises (devoir de vigilance, RGPD, loi Sapin II, CS3D) et utilise un langage conforme au RGPD tout au long du document.Q4: Combien de fournisseurs devons-nous avoir évalués pour que cette procédure soit prise en compte?
EcoVadis ne spécifie pas de nombre minimum, mais la preuve doit démontrer que la procédure est opérationnelle, et non seulement rédigée. À titre indicatif, avoir évalué au moins vos 20 premiers fournisseurs par dépense (ou l'ensemble des fournisseurs de niveau Stratégique) et être en mesure de montrer des résultats est suffisant pour un score solide. Si vous êtes en phase de déploiement du processus, joignez les preuves des premières évaluations réalisées, même si la couverture est partielle.
​Q5: Que faire si nous n'avons pas encore de grille de notation formelle — pouvons-nous quand même soumettre ce document?
Vous pouvez le soumettre, mais supprimez ou marquez comme indicatif tout tableau de notation que vous ne pouvez pas justifier. Un évaluateur confrontera la procédure aux preuves que vous fournissez. Si la Section 4.3 décrit une grille de notation pondérée mais que vos pièces jointes ne montrent que des échanges informels avec les fournisseurs, cette incohérence réduira votre score. Il vaut mieux décrire un processus plus simple et honnête avec des preuves solides que de décrire un processus sophistiqué sans démonstration de sa mise en œuvre.