Overview
Par défaut, les émissions de vos fournisseurs sont souvent calculées à partir de facteurs d'émission par catégorie d'achat. En engageant vos fournisseurs, vous pouvez collecter des facteurs d'émission spécifiques aux fournisseurs, ce qui permet d'obtenir une empreinte carbone plus précise, un meilleur reporting (par exemple CSRD, SBTi) et des actions fournisseurs plus ciblées. C'est essentiel pour collecter des données Scope 3 granulaires et de haute qualité.
Ce guide vous accompagne tout au long du parcours Supplier Engagement, de l'import de votre liste de fournisseurs au suivi de leur progression.
Key benefits / use cases
Améliorer la précision de votre Scope 3 en remplaçant les facteurs d'émission par catégorie d'achat par des données spécifiques aux fournisseurs.
Prioriser vos efforts grâce à la visibilité sur le % d'émissions Scope 3 par fournisseur, afin de cibler les fournisseurs les plus importants.
Répondre aux exigences réglementaires (CSRD, SBTi) avec des données fournisseurs de meilleure qualité et traçables.
Centraliser le suivi fournisseur et vous assurer que vos fournisseurs sont alignés avec votre ambition climat.
Le meilleur moment pour commencer est dès le tout début de votre processus de collecte de données. Si vous retardez l'engagement fournisseur, vous devrez réimporter vos données pour obtenir l'attribution des émissions, et vous risquez de perdre des informations précieuses sur les impacts spécifiques de vos fournisseurs.
Étape 1: Importer votre liste de fournisseurs
Rendez-vous dans votre tableau de bord de progression, puis sélectionnez la tâche concernée, ou allez dans le menu, puis sélectionnez Fournisseurs > Gérer les fournisseurs. Vous pouvez importer vos données fournisseurs de cinq façons:
Import en masse: utilisez notre modèle (disponible dans le module).
Extraction automatique depuis vos collectes de données: importez vos fournisseurs depuis les modules de collecte de données.
Analyse IA de factures: importez vos factures pour qu'Ecopilot en extraie toutes les données fournisseurs pertinentes.
Saisie manuelle: ajoutez le nom du fournisseur, son e-mail, son adresse, sa business unit, etc.
Duplication: dupliquez les fournisseurs de l'année précédente.
🔍 Astuce: plus vous incluez d'informations (pays, sites web, identifiants, adresses, e-mails), plus il sera facile d'associer et d'engager vos fournisseurs par la suite.
Étape 2: Renseigner vos modules d’activité et dépenses
Une fois votre liste de fournisseurs importée, assurez-vous que vos données d'activité et de comptabilité sont liées aux bons fournisseurs. Ajouter l'information fournisseur à vos données d'activité et de comptabilité aide Greenly à rattacher les émissions aux bons fournisseurs et à calculer une empreinte GES plus précise. Cela permet également d'identifier vos fournisseurs à plus fort impact, d'accéder à des facteurs d'émission spécifiques aux fournisseurs et de suivre les efforts de réduction au niveau de chaque fournisseur.
Pour ce faire:
1/ Rendez-vous dans vos modules Activity et Accounting.
2/ Pour vos modules Activity, ajoutez l'information fournisseur dans la colonne « Nom du fournisseur » directement dans votre fichier d'import, avant d'importer les données. Utilisez si possible le nom de fournisseur exactement identique à celui de votre liste de fournisseurs.
3/ Pour votre module Accounting, vous pouvez associer les dépenses aux fournisseurs directement sur la plateforme.
Comme pour les modules Activity, nous recommandons de renseigner la colonne Fournisseur dédiée dans votre fichier d'import comptable avec le nom exact du fournisseur. Cela facilitera le processus d'association une fois les données importées.
Une fois vos données comptables importées, passez en revue la liste des transactions et confirmez le fournisseur associé à chaque dépense. Pour chaque transaction, sélectionnez le fournisseur correspondant à la dépense. Vous avez deux options:
Si le fournisseur existe déjà dans votre liste, sélectionnez-le parmi les options disponibles.
Si le fournisseur n'existe pas encore, créez-le directement depuis la transaction.
4/ Validez l'association une fois la transaction liée au bon fournisseur.
Une fois validées, les données comptables liées seront associées au fournisseur sélectionné dans votre onglet Fournisseurs. Combinées aux noms de fournisseurs renseignés dans vos fichiers d'import Activity, cela améliore le suivi fournisseur, l'attribution des émissions et la pertinence de votre campagne d'engagement.
⚠️ L'association d'un fournisseur aux transactions dépend de la qualité de vos données source. Pour les données d'activité comme comptables, si la colonne fournisseur est manquante, incomplète, peu claire, mal orthographiée ou différente du nom utilisé dans votre liste, l'attribution fournisseur peut être incomplète et vous devrez peut-être revoir ou associer certaines transactions manuellement.
Étape 3: Associer les fournisseurs à notre base de données
Après avoir importé votre liste de fournisseurs et lié vos données d'activité et comptables, rendez-vous dans la section Gérer mes fournisseurs.
Depuis cet onglet, vous pouvez:
1/ Consulter le % des émissions Scope 3 par fournisseur afin d'identifier les fournisseurs qui contribuent le plus à votre empreinte et de prioriser ceux à engager en premier.
2/ Associer chaque fournisseur à la base de données fournisseurs de Greenly. Pour chaque fournisseur, vous pouvez:
Valider la correspondance suggérée si l'entreprise proposée est correcte.
Rechercher une autre entreprise dans la base de données si la suggestion n'est pas exacte.
Si aucune correspondance n'existe, utiliser la recherche Ecopilot pour trouver le fournisseur et en créer un nouveau si nécessaire. Ecopilot est l'agent IA de Greenly qui aide à identifier et associer automatiquement les fournisseurs à partir des informations que vous fournissez.
Que faire lorsqu'un fournisseur n'est pas associé? Si un fournisseur est marqué comme Sans correspondance cela signifie qu'il n'a pas encore été lié à une entreprise dans la base de données fournisseurs de Greenly. Pour finaliser le processus d'association:
1/ Vérifiez la correspondance fournisseur suggérée dans la colonne de correspondance. Si l'entreprise suggérée est correcte, validez la correspondance.
2/ Si aucune correspondance pertinente n'est disponible, créez un nouveau fournisseur depuis le flux de correspondance. L'option Créer apparaît à la fin de la liste des suggestions.
Pour améliorer la qualité de l'association et de la création du fournisseur, ajoutez autant d'informations que possible. En priorité le site web du fournisseur, puis l'adresse, l'identifiant et les coordonnées de contact pour la partie engagement fournisseur. Ces informations aident Ecopilot à trouver la correspondance la plus précise.
Si vous ne parvenez toujours pas à trouver la bonne correspondance, vous pouvez la signaler directement dans la plateforme afin que l'équipe Greenly puisse l'examiner.
🔍 Astuce: si la recherche ne renvoie pas le résultat attendu, essayez de modifier votre saisie — par exemple en utilisant le nom légal du fournisseur, son site web, son pays, ou en supprimant les mots superflus — puis relancez une recherche.
3/ Une fois le fournisseur créé, vérifiez les informations disponibles et ajoutez les éléments manquants si nécessaire.
4/ Continuez à gérer le fournisseur depuis la section Gérer mes fournisseurs.
Une fois vos fournisseurs créés ou associés, rendez-vous dans l'onglet Engager mes fournisseurs pour prioriser les fournisseurs qui contribuent le plus à vos émissions. Cela vous aidera à concentrer vos efforts d'engagement là où ils auront le plus d'impact.
Étape 4: Envoyer le questionnaire fournisseur (NZC uniquement)
💡 Avant d'envoyer le questionnaire, nous recommandons à votre équipe achats ou à une personne dirigeante de partager un court message d'introduction personnalisé avec vos fournisseurs afin d'améliorer le taux de réponse. Cela permet d'expliquer pourquoi vous leur demandez des données, en quoi leur contribution soutient vos objectifs de durabilité, et pourquoi leur réponse est importante.
Vous pouvez utiliser le modèle d'e-mail disponible dans ce guide et consulter les questions incluses dans le questionnaire ici.
Pour envoyer le questionnaire:
1/ Rendez-vous dans la section Engager mes fournisseurs, puis dans l'onglet 2. Demander des données.
2/ Sélectionnez la façon dont vous souhaitez envoyer le questionnaire. Deux options sont disponibles:
a. Envoyer les questionnaires en masse
Choisissez comment envoyer le questionnaire:
Depuis votre CRM: cette option demande un peu plus de travail de votre côté, mais vous permet de personnaliser entièrement la formulation de l'e-mail. Elle génère souvent de meilleurs taux de réponse, car les fournisseurs reçoivent la demande directement de votre entreprise plutôt que de Greenly en tant que tiers. Nous recommandons cette option dès que possible.
Depuis Greenly: Greenly se charge de l'envoi des e-mails, des relances et du suivi du taux de réponse à votre place.
Vous pouvez envoyer les questionnaires en masse de deux manières:Utilisez l'option d'envoi groupé en haut de la page pour envoyer le questionnaire à tous les fournisseurs disposant d'un contact.
Utilisez la sélection multiple pour n'envoyer le questionnaire qu'aux fournisseurs sélectionnés disposant d'un contact.
b. Envoyer un questionnaire individuellement Sélectionnez le fournisseur, puis cliquez sur**« Demander des données ». Choisissez votre langue préférée**, puis cliquez sur générer et envoyer pour transmettre le questionnaire.
Étape 5: Suivre la progression des fournisseurs
Dans la section Engager mes fournisseurs, l'onglet 3. Suivre les résultats vous donne une vue d'ensemble des réponses de vos fournisseurs, de leurs données d'émissions, de leurs engagements climat et de la progression de votre campagne d'engagement. Vous y trouverez les onglets suivants:
Statut d'engagement: cet onglet vous aide à identifier rapidement les fournisseurs à relancer et à suivre la progression globale de votre campagne d'engagement fournisseur.
Émissions: consultez le statut des informations partagées par vos fournisseurs, notamment s'ils ont réalisé un bilan GES ou une ACV. Vous pouvez également voir la liste des fournisseurs et identifier les 20 fournisseurs les plus émissifs afin de prioriser vos relances.
SBTi & objectifs de réduction: vérifiez quels fournisseurs sont conformes SBTi et consultez le statut de leurs objectifs de réduction. Vous pouvez utiliser les filtres et la liste fournisseurs pour identifier les informations manquantes et prioriser vos relances.
Greenly score: consultez les scores Greenly de vos fournisseurs et leurs niveaux de maturité climat, notamment le nombre de fournisseurs ayant un score et leur répartition par note. Cet onglet vous aide à identifier les fournisseurs les plus performants et à repérer les informations de maturité climat encore manquantes.
Pour plus d’information sur la partie analytique du module fournisseur, n’hésitez pas à consulter cet article.
Si vous avez des questions ou rencontrez un problème, n’hésitez pas à contacter l’équipe support via le chat ou à l’adresse [email protected]