Préparez votre organisation à réussir son projet de reporting ESG en complétant le module d’Onboarding ESG. Cet outil complet vous aide à cartographier votre structure interne, à allouer les ressources et à définir votre périmètre de reporting avant le démarrage de la collecte de données.
Comprendre l’objectif du module d’onboarding
Le document d’onboarding constitue le socle de votre initiative de durabilité. En documentant votre organisation et la gouvernance du projet dès le départ, vous vous assurez que votre périmètre de reporting est parfaitement aligné avec les standards ESG internationaux.
Utilisez ce module pour identifier vos sources d’impacts environnementaux, répartir les responsabilités internes et mettre en évidence les interdépendances opérationnelles. Un module rempli avec soin offre une vision détaillée de votre organisation, et renforce significativement votre capacité à reporter des indicateurs ESG avec précision.
Parcourir les onglets clés
Le module est structuré en plusieurs onglets dédiés afin de guider votre phase de préparation. Vous devez consulter et renseigner les tableaux pertinents dans chaque onglet pour garantir une couverture complète.
Référentiels et cadrage du projet
Commencez par définir précisément les réglementations auxquelles vous devez vous conformer et par évaluer le niveau de préparation interne de votre entreprise.
Cadrage des référentiels: utilisez cet onglet pour décrire les exigences spécifiques des référentiels ESG ciblés, notamment votre périmètre organisationnel, vos périodes de reporting et vos échéances d’audit.
Cadrage du projet: complétez cette checklist interne pour évaluer la gouvernance de votre projet. Elle vous aide à vérifier l’organisation de l’équipe, l’allocation des ressources et l’implication des parties prenantes critiques.
Cartographie de l’organisation
Vous devez définir avec précision votre structure afin de déterminer les limites strictes de votre rapport ESG.
Cartographie: utilisez cet onglet essentiel pour lister les activités principales de l’entreprise, les produits finaux et les services. Vous devez également détailler la structure du groupe en listant toutes les filiales, business units et implantations physiques.
Avertissement: vous devez finaliser la cartographie de l’organisation avant d’avancer sur des projets réglementaires complexes comme la CSRD.
Planning projet et relances
Gardez votre campagne de reporting dans les temps grâce aux modèles de gestion de projet intégrés.
Planning projet: consultez ces outils de feuille de route pour comprendre les phases standard d’une initiative ESG. Greenly propose des modèles de planning adaptés à certains référentiels, comme la CSRD ou EcoVadis.
Relances: utilisez ce suivi d’actions pour monitorer les sujets en cours, fixer des échéances et suivre l’avancement hebdomadaire de l’ensemble de l’équipe projet.
Bibliothèque documentaire ESG
Préparez les preuves nécessaires pour étayer vos futures saisies et répondre aux demandes des auditeurs externes.
Documentation ESG: utilisez cet onglet pour recenser les documents internes existants utiles au reporting. Indiquez le nom officiel des documents, leur type (politiques, plans d’action, certificats, etc.) et les liens vers leur emplacement de stockage interne.
Attribuer les rôles clés du projet
Pour garantir une collecte de données fluide, vous devez clarifier la répartition des responsabilités au sein de votre équipe. Gardez à l’esprit qu’une même partie prenante peut cumuler plusieurs rôles selon le sujet ESG.
Validateur / Décideur: valide les données collectées et les décisions stratégiques pour ses périmètres. S’assure que les livrables du projet sont bien alignés avec les objectifs opérationnels.
Responsable de la donnée / Expert: réalise la collecte et l’analyse détaillées. Travaille sous la supervision du Validateur afin de respecter les exigences de qualité et de rigueur du projet.
Démarrer avec la checklist
Une fois le module compris, vous devez commencer à traiter les éléments de préparation requis.
Ouvrez le fichier téléchargé et rendez-vous dans l’onglet Cadrage du projet.
Parcourez la liste des questions dans la colonne Question concernant vos objectifs, votre gouvernance et vos contributeurs internes.
Cliquez sur les cellules de la colonne Statut pour mettre à jour votre avancement pour chaque élément (par exemple en le passant à « Terminé » ou « En cours »).
Conseil: si vous avez besoin d’aide stratégique ou de clarifications pendant que vous remplissez le module d’onboarding, contactez l’équipe Support Greenly directement depuis l’interface de la plateforme.