Répartissez les responsabilités au sein de votre organisation en comprenant et en attribuant les bons rôles utilisateurs dans le module ESG. Une bonne gestion des rôles garantit une collecte de données sécurisée, une validation interne fiable et un flux de reporting entièrement auditable.
Le Chef de projet
Le Chef de projet dispose du plus haut niveau de contrôle administratif sur l’ensemble de la campagne de collecte de données ESG. Ce rôle est responsable du cadrage du projet, de la définition du périmètre de reporting et du pilotage de l’avancement de tous les autres utilisateurs.
Fonctionnalités dans la plateforme: les Chefs de projet sont les seuls utilisateurs autorisés à modifier le statut Applicabilité d’un indicateur. Ils disposent également des droits pour inviter de nouveaux utilisateurs, assigner des indicateurs et suivre le tableau de bord global d’avancement.
Profils recommandés: attribuez ce rôle au ou à la Chief Sustainability Officer, au/à la directeur·rice ESG, ou au/à la consultant·e externe principal·e en charge de votre stratégie de durabilité.
Le Responsable des données
Le Responsable des données est le contributeur principal chargé de collecter, saisir et justifier les données ESG brutes. Il interagit directement avec les formulaires de points de données afin de répondre aux exigences des référentiels ciblés.
Fonctionnalités dans la plateforme: les Responsables peuvent saisir du texte, importer des fichiers dans la section Ajouter un document, et ajouter des notes explicatives dans la zone Commentaires. Une fois la saisie terminée, ils doivent cliquer sur le bouton Marquer comme terminé pour transmettre le formulaire au Validateur.
Profils recommandés: attribuez ce rôle à des experts opérationnels qui détiennent les données. Les profils courants incluent des responsables RH (pour les indicateurs sociaux), des responsables de site (pour les indicateurs énergie), ou des responsables achats (pour les indicateurs chaîne d’approvisionnement).
Le Validateur
Le Validateur joue le rôle de point de contrôle qualité interne. Il s’assure que les informations fournies par le Responsable des données sont exactes, complètes et correctement étayées par des preuves. Il ne saisit pas les données initiales, mais les examine pour en vérifier la conformité.
Fonctionnalités dans la plateforme: les Validateurs examinent les formulaires terminés et doivent prendre une décision binaire. Ils cliquent sur Marquer comme validé pour verrouiller les données vérifiées, ou sur Modifications requises pour renvoyer immédiatement le formulaire au Responsable afin qu’il apporte les corrections nécessaires.
Profils recommandés: attribuez ce rôle à des personnes disposant d’une autorité de supervision sur les Responsables des données. Il s’agit généralement de responsables de département, de directeurs régionaux, ou d’équipes internes conformité et gestion des risques.
L’Auditeur
Le rôle Auditeur offre un accès restreint en lecture seule, conçu spécifiquement pour les processus de vérification externes. Cela permet à des tiers de vérifier vos déclarations ESG sans risquer de modifier vos données.
Fonctionnalités dans la plateforme: les Auditeurs peuvent naviguer dans le tableau Collecte de données, ouvrir n’importe quel formulaire de point de données, et télécharger les preuves jointes. Ils ne peuvent pas modifier les champs, changer les statuts, ni ajuster le périmètre du projet.
Profils recommandés: réservez ce rôle aux vérificateurs externes, aux auditeurs financiers indépendants, ou aux organismes de certification chargés d’évaluer votre reporting ESG final.