Attribuer les bonnes parties prenantes à vos indicateurs ESG garantit une collecte de données fiable et établit une chaîne de responsabilité claire. Utilisez le tableau de bord de collecte de données pour déléguer les tâches individuellement ou en lot, afin de maintenir votre campagne de reporting sur la bonne trajectoire.
Comprendre le processus d’attribution
Le processus de collecte de données repose sur une délégation claire des responsabilités. En tant que Chef de projet (Project Manager), votre rôle principal est de revoir le périmètre de reporting applicable et d’assigner les membres de l’équipe appropriés pour réaliser le travail.
Chaque indicateur applicable nécessite un Responsable (Owner) désigné pour collecter et saisir les données brutes. Même si la plateforme permet de traiter un indicateur avec le seul rôle de Responsable, cela contourne entièrement l’étape de revue interne.
Conseil: nous recommandons vivement d’assigner un Validateur à chacun de vos indicateurs. Le rôle de Validateur garantit une qualité de données stricte, fournit une piste d’audit interne fiable, et réduit significativement les erreurs avant la génération de votre rapport ESG final.
Assigner des utilisateurs individuellement depuis le tableau de bord
Vous pouvez rapidement attribuer des utilisateurs directement depuis la liste principale des indicateurs, sans ouvrir chaque formulaire.
Accédez au menu ESG dans la barre latérale principale à gauche, puis sélectionnez l’onglet Collecte de données.
Repérez l’indicateur que vous souhaitez déléguer dans le tableau principal.
Faites défiler vers la droite du tableau pour trouver les colonnes Responsables (Owners) ** et Validateurs (Validators) **.
Cliquez sur le lien Assigner dans la colonne correspondante pour l’indicateur cible.
Une fenêtre modale intitulée « Modification de 1 question » apparaîtra au centre de l’écran.
Utilisez les menus déroulants Owner et Validator pour sélectionner les membres de l’équipe appropriés.
Cliquez sur le bouton vert Valider en bas de la fenêtre pour enregistrer vos modifications.
Assigner des utilisateurs en lot à plusieurs indicateurs
Si plusieurs indicateurs relèvent du même membre d’équipe ou du même département, vous pouvez les assigner en une seule fois pour gagner du temps.
Depuis le tableau principal Collecte de données, repérez les cases à cocher situées tout à gauche de chaque ligne d’indicateur.
Cochez la case à côté de chaque indicateur que vous souhaitez attribuer à un utilisateur spécifique.
En bas au centre de l’écran, une barre d’actions flottante apparaît.
Cliquez sur le bouton vert Assigner dans cette barre.
Une fenêtre modale intitulée « Modification de X questions » apparaîtra, avec des menus déroulants pour les attributions.
Sélectionnez les utilisateurs cibles via les menus Owner et Validator.
Cliquez sur le bouton vert Valider pour appliquer ces attributions à tous les indicateurs sélectionnés.
Avertissement: une attribution en lot écrasera définitivement les assignations et dates d’échéance existantes pour les indicateurs sélectionnés.
Utiliser les options avancées d’attribution
Lors d’une modification d’attribution, qu’elle soit individuelle ou en lot, la fenêtre modale propose deux champs supplémentaires pour gérer des flux de travail complexes.
Contributeurs: utilisez ce menu déroulant pour assigner des membres secondaires qui peuvent aider le Responsable à collecter les données, mais ne peuvent pas soumettre officiellement le formulaire.
Date d’échéance: cliquez sur l’icône calendrier pour définir une date limite. Cela aide les Responsables à prioriser leur charge de travail et garantit que le projet reste dans les délais.
Vérifier la couverture des attributions
Pour vous assurer que la campagne de collecte peut démarrer sans retard, vous devez vérifier qu’aucun indicateur n’a été oublié.
Accédez en haut du tableau Collecte de données, là où se trouvent les options de recherche et de filtres.
Cliquez sur le filtre déroulant Assignés situé à gauche de la barre de filtres.
Recherchez et sélectionnez l’option Sans responsable (ou non assigné) pour afficher les tâches non attribuées.
Passez en revue le tableau filtré et assignez un Responsable aux indicateurs restants, via les méthodes individuelles ou en lot décrites ci‑dessus.
Répétez ce même filtrage pour vous assurer que chaque indicateur dispose également d’un Validateur désigné.