Naviguez dans des cas limites complexes et dépannez des scénarios avancés au sein de votre workflow de reporting. Utilisez ces solutions éprouvées pour maintenir votre progression et garantir la conformité lorsque vous rencontrez des situations non standard.
Gérer les accès utilisateurs et les attributions
Comment gérer les tâches d’un Data Owner en congé?
Si un membre de l’équipe est indisponible, un ou une Project Manager doit réattribuer temporairement ses indicateurs afin d’éviter les goulots d’étranglement. Vous pouvez transférer rapidement sa charge de travail grâce à la fonctionnalité d’attribution en masse.
Accédez au menu ESG Data dans la barre latérale principale à gauche, puis sélectionnez l’onglet Data Collection.
Cliquez sur le filtre déroulant Owner dans la barre de filtres en haut.
Sélectionnez le nom de la personne absente pour n’afficher que ses indicateurs.
Cochez la case en haut à gauche de l’en-tête du tableau pour sélectionner simultanément toutes les lignes affichées.
Cliquez sur le bouton vert Assign qui apparaît dans la barre d’actions flottante en bas au centre de l’écran.
Sélectionnez un nouveau membre de l’équipe temporaire dans le menu déroulant Owner, puis cliquez sur le bouton vert Validate pour effectuer le transfert.
Astuce: vous pouvez aussi utiliser le champ calendrier Due date lors de cette réattribution en masse pour repousser l’échéance de reporting du nouvel Owner temporaire.
Maintenir l’intégrité des données et l’IA
Pourquoi le système de remplissage automatique par IA a-t-il ignoré mon indicateur vide?
L’IA fonctionne selon un « protocole passif » strict afin d’éviter de générer des données erronées. Si elle laisse un champ vide, cela signifie qu’elle n’a pas trouvé de correspondance avec un niveau de confiance suffisant dans votre bibliothèque documentaire centralisée.
Vérifiez que les documents importés contiennent bien la métrique ou la politique demandée par l’indicateur.
Assurez-vous que vos documents sont entièrement traités et affichent un statut « Ready » dans l’onglet Documentation Management.
Si l’information est réellement absente de vos documents, un Data Owner doit rechercher et saisir manuellement la réponse dans le formulaire.
Comment corriger une erreur sur un indicateur entièrement validé?
Une fois qu’un validateur approuve un formulaire, la plateforme verrouille la donnée afin de sécuriser la piste d’audit. Un Data Owner ne peut pas modifier seul une réponse validée.
Contactez la personne assignée comme Validator pour cet indicateur.
Demandez au Validator d’ouvrir le formulaire verrouillé depuis le tableau principal Data Collection.
Le Validator doit descendre en bas du formulaire et cliquer sur le bouton Need Changes.
Une fois rejeté, le statut repasse à « In Progress », ce qui déverrouille les champs pour permettre au Data Owner d’apporter les corrections nécessaires.
Gérer les cas limites de périmètre et de consolidation
Que faire si un indicateur n’est que partiellement applicable à mon entité?
La plateforme ne permet pas de découper un indicateur réglementaire en plusieurs sous-questions. Si une partie d’un datapoint est significative pour l’activité, il doit rester dans le périmètre de reporting actif.
Ouvrez l’indicateur partiellement applicable et laissez le statut d’applicabilité comme applicable.
Saisissez les données uniquement pour la partie pertinente de vos opérations.
Descendez jusqu’à la zone Comments en bas du formulaire.
Rédigez une explication précise de votre périmètre de reporting restreint, en détaillant clairement quelles opérations ont été incluses et exclues du calcul final.
Comment consolider des datapoints enfants utilisant des unités de mesure différentes?
Le moteur de consolidation automatique a besoin de données homogènes pour réaliser des calculs. Si vos filiales reportent la même métrique avec des unités différentes (par exemple gallons versus litres), le système ne peut pas additionner automatiquement les valeurs.
Avant d’appliquer la suggestion de réponse automatique, les Data Owners au niveau des entités enfants doivent convertir manuellement leurs métriques locales dans l’unité standard demandée par le référentiel parent.
Si une erreur s’affiche lors de la consolidation, consultez le tableau des entités intégré au formulaire du datapoint parent afin d’identifier quelle filiale a soumis une unité incompatible.