Assurez la conformité et préparez une vérification par un tiers en appliquant des standards stricts de qualité des données dans votre workflow de reporting. En utilisant des validateurs internes et des pièces justificatives obligatoires, vous garantissez que vos métriques ESG sont entièrement fiables et traçables.
Mettre en place le workflow de validation interne
Pour éviter que des données inexactes n’atteignent votre rapport final, vous devez utiliser le système de double approbation de la plateforme. Chaque indicateur doit être revu par un relecteur interne désigné avant d’être verrouillé et finalisé.
Accédez au menu ESG Data dans la barre latérale principale à gauche.
Cliquez sur l’onglet Data Collection pour afficher vos indicateurs actifs.
Assurez-vous que chaque indicateur attribué a un utilisateur désigné dans la colonne Validator.
Demandez à vos validateurs d’ouvrir les formulaires complétés puis de cliquer soit sur Mark as Validated pour approuver les données, soit sur Need Changes pour les rejeter.
Astuce: n’attribuez jamais le même utilisateur à la fois comme Owner et comme Validator pour un même indicateur. La séparation des rôles est une exigence clé pour la plupart des standards d’audit financiers et ESG.
Rendre obligatoires les pièces justificatives
Les déclarations non étayées sont difficiles à vérifier pour des auditeurs externes. Vous devez exiger que les Data Owners importent des documents source afin de prouver chaque métrique quantitative ou affirmation de politique interne.
Ouvrez un indicateur spécifique en cliquant sur sa ligne dans le tableau principal Data Collection.
Faites défiler la page au-delà des champs de saisie principaux pour trouver la section Add Document.
Cliquez sur Upload a File pour joindre des sources primaires, comme des factures d’énergie, des exports de données ERP ou des PDF de politiques internes.
Vérifiez que le nom du fichier apparaît juste sous le bouton d’import, confirmant qu’il est lié de manière permanente à cette métrique.
Documenter les méthodologies et les hypothèses
Les chiffres bruts nécessitent souvent du contexte pour être pleinement compris par les relecteurs et les auditeurs. Vous devez utiliser les outils de communication intégrés pour expliquer précisément comment certains résultats ont été calculés.
Faites défiler jusqu’en bas du formulaire de datapoint ouvert pour trouver la zone de texte Comments.
Rédigez une explication détaillée des formules de calcul, exclusions de données ou méthodes d’estimation utilisées pour parvenir au chiffre final saisi.
Cliquez sur Submit (situé à côté de la zone de texte) pour publier votre note explicative.
Remarque: ces commentaires restent attachés de façon permanente au formulaire de datapoint. Ils créent un historique clair pour les cycles de reporting futurs et pour les auditeurs externes.
Traiter les datapoints rejetés
Lorsqu’un validateur identifie une erreur ou constate un justificatif manquant, il renvoie le formulaire au propriétaire. Les Owners doivent surveiller et corriger ces indicateurs signalés rapidement afin de ne pas bloquer le projet.
Allez en haut du tableau principal Data Collection, là où se trouvent les options de recherche et de filtres.
Cliquez sur le filtre déroulant Status dans la barre de filtres.
Sélectionnez l’option Need Changes pour isoler tous les formulaires rejetés.
Ouvrez l’indicateur signalé puis descendez à la section Comments en bas pour lire le retour précis du validateur.
Corrigez les données dans les champs principaux, cliquez sur Save, puis sur Mark as completed pour soumettre à nouveau le formulaire pour une seconde revue.