Le système de remplissage automatique par IA est conçu pour accélérer drastiquement votre processus de collecte de données. Il analyse votre documentation ESG importée afin de renseigner automatiquement les réponses, les justifications, les références de pages et les pièces jointes. Vous pouvez ainsi éviter la saisie manuelle.
Comprendre les règles de traitement de l’IA
Pour garantir une intégrité stricte des données dans l’ensemble de votre espace de travail, le moteur d’extraction par IA suit un ensemble de « règles d’or » lorsqu’il interagit avec votre projet.
Protection des données existantes: le système cible uniquement les questions actuellement vides. Il ne remplace jamais une réponse existante, qu’elle ait été saisie manuellement par une personne ou générée lors d’une exécution précédente de l’IA.
Saisie directe: il n’y a pas de « boîte de suggestions » intermédiaire. Lorsque l’IA trouve une correspondance avec un haut niveau de confiance, elle renseigne directement la donnée et met automatiquement le statut de l’indicateur sur En cours.
Protocole passif en cas de donnée manquante: si l’IA ne trouve pas de réponse dans vos documents, elle reste silencieuse. Elle ne renseigne pas « Non disponible » et ne pollue pas votre espace avec des statuts N/A, afin que votre tableau de bord reste propre pour la revue humaine.
Remarque: l’interface de gestion documentaire destinée aux utilisateurs est actuellement en cours de développement. Cette fonctionnalité fonctionne pour l’instant comme un outil back-office Greenly et sera disponible côté client d’ici la fin du T2 2026.
Importer vos documents d’entreprise
Avant que l’IA puisse extraire des réponses, vous devez alimenter le système avec vos documents ESG pertinents, comme des PDF, des tableurs, des politiques internes et des rapports de durabilité.
Accédez au menu ESG Data situé dans la barre latérale principale à gauche.
Cliquez sur l’onglet Document Management pour ouvrir votre bibliothèque centralisée.
Vérifiez que vous travaillez sur la bonne entité et la bonne période de reporting à l’aide des filtres de navigation en haut.
Cliquez sur le bouton Upload files pour sélectionner et importer vos documents.
Surveillez la liste ESG Files à l’écran. Les documents sont correctement traités lorsque leur statut passe à Ready.
Lancer l’analyse par IA
Une fois vos documents importés et indiqués comme prêts, vous devez déclencher manuellement le moteur d’extraction afin qu’il commence à lire le texte.
Repérez le panneau Run Analysis dans l’interface de gestion documentaire.
Dans le menu déroulant Language, sélectionnez la langue principale de vos documents importés.
Cliquez sur Start analysis pour lancer l’analyse.
Astuce: vous pouvez relancer l’analyse autant de fois que nécessaire. Si vous obtenez une nouvelle politique interne en cours de projet, importez-la simplement puis cliquez de nouveau sur Start analysis. L’IA tentera uniquement de répondre aux questions encore vides à partir de ce nouveau contexte.
Revoir et valider les données renseignées
Même si l’IA fait l’essentiel du travail, une vérification humaine reste une étape obligatoire du processus de conformité. Vous devez revoir les formulaires auto-remplis pour garantir une exactitude totale.
Retournez dans l’onglet Data Collection pour afficher votre liste principale d’indicateurs.
Repérez les indicateurs passés automatiquement au statut En cours.
Cliquez sur la ligne d’un indicateur pour ouvrir son formulaire de point de données.
Vérifiez les informations préremplies pour confirmer que l’IA a extrait le bon texte narratif ou les bonnes valeurs numériques.
Faites défiler la page pour vérifier que l’IA a correctement renseigné le champ Justification, joint le document source pertinent et indiqué la Référence de page.
Cliquez sur Mark as completed si l’information est correcte, ou modifiez manuellement les champs si des corrections sont nécessaires.
Foire aux questions
Combien de temps dure l’analyse?
La durée dépend du niveau d’avancement de votre projet. La toute première exécution est la plus longue, car l’IA doit analyser chaque point de données par rapport à l’ensemble des documents importés. Les exécutions suivantes sont beaucoup plus rapides, car le système filtre immédiatement les réponses déjà renseignées avant de solliciter l’IA.
Puis-je lancer l’analyse sur un seul document spécifique?
Non. Pour garantir un maximum de précision et de contexte, l’IA prend en compte le contenu texte de tous les documents actuellement importés à chaque exécution.
L’IA peut-elle remplir des tableaux complexes?
Oui. L’IA génère des sorties structurées et peut renseigner du texte narratif, des champs booléens (Oui/Non) ainsi que des tableaux complexes à plusieurs lignes, selon les exigences de l’indicateur.