Overview
Cet article explique comment les utilisateurs disposant d’un compte consolidé (parent) peuvent collecter et soumettre les données des modules au niveau du groupe, plutôt qu’entité par entité. Il couvre l’accès aux modules depuis le compte parent, le fonctionnement de la collecte consolidée en parallèle de la collecte au niveau des entités, ainsi que les bonnes pratiques pour éviter les doublons entre les deux niveaux.
Key benefits / use cases
Gagner du temps en important les données une seule fois au niveau du compte parent, au lieu de répéter le processus pour chaque entité
Choisir le niveau de collecte le plus adapté à votre organisation: parent, entité, ou les deux
Conserver une piste d’audit claire en soumettant les données depuis un seul compte centralisé
1. Comment accéder à un module depuis le compte consolidé
Connectez-vous à votre compte consolidé (parent) ** sur la plateforme Greenly. Vous pouvez généralement l’identifier grâce à son nom, qui suit un format similaire à Nom du groupe – 2025**.
Vous pouvez suivre l’avancement des tâches de chaque entité dans Progression > Détails des tâches > Entité, utiliser l’onglet Organigramme, ou accéder directement à Données > Collecte de données.
Sélectionnez le module que vous souhaitez compléter. Les modules compatibles avec l’import centralisé sont automatiquement disponibles au niveau du compte parent dès qu’ils sont ouverts dans au moins une entité enfant. Cela inclut le module Bâtiments (très prochainement disponible), ainsi que la plupart des modules end-to-end, lightweight et avancés, à l’exception des modules Cloud (AWS/Azure), Food, et Raw material, goods and packaging purchases.
Téléchargez le Template depuis le compte consolidé. Cette version est adaptée à la collecte consolidée et vous permet d’attribuer chaque donnée à une entité spécifique. Suivez ensuite le processus standard de collecte de données du module. Pour vous assurer que les données saisies depuis le compte consolidé sont attribuées aux bonnes entités, veillez à compléter la colonne Entity dans le template. Si nécessaire, complétez également la colonne Supplying entity pour les activités inter-entités afin d’éviter les doublons.
💡 Vous ne voyez pas le module? Assurez-vous que le module a d’abord été ouvert dans au moins une de vos entités enfant. Un module doit être actif dans une entité enfant avant de devenir disponible pour l’import centralisé sur le compte parent.
2. Collecter les données au niveau parent ou au niveau entité
Vous pouvez collecter des données à la fois au niveau du compte parent et au niveau de chaque entité. Ces deux options peuvent être utilisées en parallèle.
Choisir une option ne vous empêche pas d’utiliser l’autre. Toutefois, veillez à ne pas collecter les mêmes données à la fois au niveau des entités et du compte consolidé. Si les mêmes données sont soumises aux deux niveaux, elles seront comptabilisées deux fois dans vos résultats consolidés.
Bonne pratique:
Utilisez le compte parent pour les données qui concernent l’ensemble du groupe ou qui sont plus faciles à gérer de manière centralisée (par exemple, un fichier fournisseur unique partagé entre plusieurs entités).
Utilisez les comptes au niveau des entités pour les données propres à chaque entité.
3. Éviter et vérifier les doublons
Donnée inter-entités: Pendant la collecte de données, veuillez signaler toute donnée inter-entités afin d’éviter les risques de double comptage ou de mauvaise allocation des émissions. Pour chaque ligne concernée, indiquez l’entité qui fournit le service et l’entité qui le reçoit, le cas échéant.
Cela peut arriver, par exemple, lorsqu’une entité fournit un service à une autre. Dans le cas du fret, l’Entité A peut transporter des marchandises pour le compte de l’Entité B. Les deux entités pourraient alors potentiellement déclarer le même transport: l’Entité A en tant que fret sortant effectué pour l’Entité B, et l’Entité B en tant que fret acheté auprès d’un prestataire — ici, une autre entité du groupe.
Pour que le transport soit correctement comptabilisé au niveau de chaque entité tout en évitant un double comptage au niveau du groupe consolidé, indiquez dans le fichier de l’Entité B lorsque le prestataire est une autre entité du groupe.
⚠️ Ne signalez pas l’activité comme inter-entités dans les deux entités; sinon, elle ne sera pas du tout comptabilisée au niveau du groupe. En général, vous devez marquer l’activité comme « inter-entités » du côté de l’entité qui reçoit le service, plutôt que du côté de l’entité qui le fournit.Doublons entre les données d’activité et financières:
Lorsque vous complétez un module basé sur des activités, Greenly peut identifier des doublons potentiels entre les données d’activité soumises dans le module et les transactions déjà enregistrées dans les données financières.
Ces doublons potentiels sont affichés à l’étape Contrôles qualité, dans l’onglet Doublons d’activités. Ils vous aident à vérifier si une activité a déjà été prise en compte via les données financières, afin d’éviter de comptabiliser deux fois les mêmes émissions dans les résultats consolidés.
Si vous avez des questions, veuillez contacter notre équipe Support via le chat ou en envoyant votre demande à [email protected].
FAQ
Quels modules permettent l’import centralisé depuis le compte parent?
La plupart des modules permettent l’import centralisé. Un module devient automatiquement disponible sur le compte parent dès qu’il est ouvert dans au moins une entité enfant. Veuillez noter que certains modules — comme les modules Cloud (AWS/Azure), Food (end-to-end), Product Purchase et Employee — ne permettent pas encore l’import centralisé.
Les imports financiers restent pour le moment au niveau des entités, mais la catégorisation est possible au niveau du groupe! (plus d’informations)
Puis-je compléter un module depuis le compte parent sans qu’il soit ouvert dans toutes les entités?
Oui. Le module doit seulement être ouvert dans au moins une entité enfant pour apparaître sur le compte parent. Toutefois, seules les entités pour lesquelles le module est ouvert peuvent être sélectionnées dans le fichier lorsque vous choisissez les entités auxquelles les données s’appliquent. Dans chaque module, une bannière indique les entités pour lesquelles le module est actuellement ouvert.
Si je soumets des données depuis le compte parent, dois-je quand même faire quelque chose au niveau des entités?
Pas nécessairement. Une fois les données soumises depuis le compte parent, elles sont automatiquement attribuées aux entités concernées. Vous n’avez besoin d’intervenir au niveau des entités que si vous souhaitez ajouter des données propres à une entité, ou si vous devez vérifier ou corriger des doublons potentiels.
Que se passe-t-il si je marque une tâche de module comme « Done » depuis le compte parent?
Pour les modules compatibles, marquer une tâche comme Done au niveau parent la marquera automatiquement comme Done pour toutes les entités enfant qui ont des données dans ce module.